In un contesto clinico altamente specializzato come la Terapia Intensiva Neonatale (NICU), la disponibilità di informazioni accurate e aggiornate rappresenta un elemento essenziale per garantire la sicurezza del paziente e supportare decisioni cliniche tempestive. Per questo, Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust, uno dei maggiori fornitori di assistenza sanitaria del Regno Unito, ha scelto Ascom per integrare automaticamente i dati provenienti dai ventilatori neonatali all’interno della cartella clinica elettronica, eliminando la trascrizione manuale e migliorando qualità, disponibilità e affidabilità delle informazioni cliniche.
La sfida
La Terapia Intensiva Neonatale (NICU) del Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust svolge un ruolo fondamentale nella cura dei pazienti più vulnerabili, neonati che richiedono un supporto medico avanzato per prematurità, condizioni congenite o gravi malattie. Centro di riferimento regionale, è dotata di tecnologie cliniche avanzate e supportata da un team multidisciplinare impegnato in cure di alta qualità e centrate sulla famiglia. Dal 2023, come il resto dell’organizzazione, è coinvolta nel programma di trasformazione digitale, che promuove l’adozione di soluzioni innovative in tutti i servizi clinici.
All’interno del reparto NICU, infermieri e operatori sanitari erano chiamati a trascrivere manualmente, a intervalli regolari, le impostazioni dei ventilatori e i principali parametri fisiologici dei pazienti all’interno del sistema informativo clinico. Un’attività apparentemente ordinaria ma fondamentale, poiché questi dati costituiscono parte integrante della documentazione clinica e medico-legale del paziente. Errori di trascrizione, omissioni o ritardi nell’aggiornamento delle informazioni possono infatti influenzare la presa in carico del paziente, le attività di audit clinico e le eventuali revisioni di eventi avversi o mortalità.
“In contesti ad alta intensità assistenziale come la terapia intensiva neonatale, la qualità del dato clinico assume un’importanza cruciale. Ridurre il rischio di errore nella documentazione significa supportare il personale sanitario nelle decisioni quotidiane e contribuire a una maggiore continuità delle cure”, osserva Francesco Deventi Country Manager, Ascom Italia.
A ciò si aggiungono gli aspetti normativi. Nel Regno Unito, infatti, il GDPR e il Data Protection Act 2018 richiedono che i dati sanitari, inclusi i parametri dei ventilatori, siano registrati in modo accurato, conservati in sicurezza e resi accessibili esclusivamente al personale autorizzato. In un contesto come la terapia intensiva neonatale, la qualità della documentazione rappresenta quindi non solo un requisito clinico, ma anche un elemento essenziale di conformità e accountability.
Per valutare concretamente l’esposizione al rischio di errore umano, l’ospedale ha inoltre analizzato le cosiddette “possibilità di errore”, definite come il numero di caratteri inseriti manualmente nel sistema informativo clinico. Ogni carattere digitato rappresenta infatti una potenziale fonte di imprecisione: anche errori apparentemente minimi possono compromettere la qualità della documentazione clinica e l’affidabilità delle informazioni disponibili al personale sanitario.
Oltre ai rischi legati all’accuratezza dei dati, la documentazione manuale comportava anche un significativo impiego di tempo da parte del personale infermieristico, sottraendo risorse ad attività di assistenza diretta ai pazienti.
La soluzione
Per affrontare queste criticità, Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust ha scelto la soluzione di Medical Device Integration (MDI) vendor-neutral di Ascom per collegare i ventilatori neonatali Dräger VN500 al sistema informativo clinico.
La piattaforma acquisisce automaticamente le informazioni generate dai dispositivi medici e le trasferisce in modo continuo e sicuro nella cartella clinica elettronica del paziente, eliminando la necessità di inserimenti manuali.
Il sistema utilizza una connessione seriale con cablaggio magnetico progettato da Ascom per l’ambiente clinico, assicurando non solo semplicità di utilizzo a bordo letto ma anche continuità operativa durante lo spostamento dei dispositivi tra pazienti.
Grazie all’integrazione realizzata da Ascom, la soluzione ha consentito oggi di passare da una registrazione minima di 24 rilevazioni manuali al giorno a una disponibilità continua fino a 1.440 rilevazioni giornaliere automatiche per paziente, offrendo ai clinici una visione più completa e tempestiva dell’evoluzione delle condizioni del neonato.
Risultati e impatto economico
Riduzione del rischio di errore umano
- Eliminazione di 28,5 potenziali fonti di errore nella trascrizione dei dati provenienti dai ventilatori – media per paziente ogni ora.
- Circa 3,86 milioni potenziali fonti di errore, considerando i 24 posti letto della NICU e un tasso di occupazione del 70% – media annuale.
Qualità della documentazione clinica
- Maggiore accuratezza e completezza delle cartelle cliniche dei pazienti.
- Disponibilità continua dei dati provenienti dai ventilatori, con un incremento da 24 a 1.440 rilevazioni al giorno per paziente.
- Maggiore facilità di accesso alle informazioni cliniche da parte del personale autorizzato.
- Processi più efficienti di revisione clinica, audit e analisi degli eventi avversi, grazie alla disponibilità di dati completi e affidabili.
Maggiore efficienza operativa
- Risparmio medio di 14,4 minuti per paziente al giorno.
- Oltre 52 giorni di attività infermieristica recuperati ogni anno e reindirizzati verso l’assistenza diretta ai pazienti.
- Riduzione del tempo dedicato alle attività amministrative e di inserimento dati.
Efficienza economica generata
- L’automazione consentirà di evitare costi per oltre 121.000 sterline nell’arco di cinque anni[1], grazie a una maggiore efficienza del lavoro del personale infermieristico.
- Potenziali benefici indiretti legati alla disponibilità di una documentazione clinica più accurata, completa e facilmente consultabile, particolarmente rilevante nei processi di revisione clinica e nella gestione di eventuali contenziosi medico-legali.
“L’interoperabilità tra dispositivi medici e sistemi informativi è un elemento imprescindibile della sanità digitale moderna”, conclude Deventi, Ascom. “L’esperienza di Sheffield dimostra come l’integrazione automatica dei dati clinici possa generare benefici concreti non solo in termini di efficienza operativa, ma anche di qualità della documentazione, sicurezza del paziente e supporto alle decisioni cliniche. Quando le informazioni corrette sono disponibili nel momento giusto e nel contesto appropriato, si riduce drasticamente il tempo necessario per assolvere al debito informativo clinico, mettendo a disposizione dati completi, affidabili e contestualizzati a supporto del percorso di cura”.
Conclusioni
A conferma dell’impatto che il progetto ha avuto sulle attività cliniche quotidiane, il Dr. Porus Bustani, Consultant Neonatologist presso Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust, ha sottolineato: “Dovrebbe essere considerato fondamentale, se non addirittura obbligatorio, disporre del caricamento automatico delle impostazioni del ventilatore e dei valori del paziente nella cartella clinica. Avere questi dati registrati in modo affidabile rende le revisioni cliniche e il processo decisionale molto più semplici e meno gravosi “.
Oltre ai benefici ottenuti in termini di accuratezza documentale ed efficienza operativa, la soluzione implementata costituisce inoltre la base per future iniziative nell’ambito della gestione degli allarmi clinici dei dispositivi medici. La distribuzione di dati e notifiche contestualizzate agli operatori potrà contribuire sia a migliorare il supporto alle attività assistenziali sia a ridurre il carico di lavoro e il rischio di alarm fatigue per il personale sanitario.
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Pierfrancesco Malu
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